De voordelen van thuiswerken voor je timemanagement

Spijbelen zonder schuldgevoel

Timemanagement

Thuiswerken – zoals veel mensen nu moeten doen vanwege de corona-uitbraak – verandert automatisch je dagindeling en timemanagement. Tussen de dingen die moeten gebeuren door, komt er meer plek voor leuke zaken. Voor mij voelt het als een soort spijbelen, maar dan zonder schuldgevoel. Er komt letterlijk meer ruimte in de dag doordat je bijvoorbeeld geen reistijd, lange vergaderingen en even binnen lopende collega’s meer hebt. Je houdt meer tijd over en kan je werkzaamheden flexibeler over de dag verspreiden. Dat geeft automatisch meer ruimte om dingen te doen die misschien niet zo urgent, maar wél belangrijk voor je zijn. En dat geeft voldoening!

Hoe zorg je er nou voor dat die balans in je timemanagement ook na deze corona-tijd blijft?

Wat is écht belangrijk?

Daarvoor is het allereerst belangrijk om je échte prioriteiten helder te hebben. De extra ruimte die het thuisblijven je biedt, geeft de mogelijkheid om te (her)ontdekken wat echt belangrijk voor je is. Weet jij welke hobby’s je hebt? Maak jij weleens een langetermijnplanning? Weet jij wat je wenst voor jezelf over een jaar, over drie maanden, voor deze week? Zodat je in kleine stappen van droom naar werkelijkheid kan gaan? Welke elementen van je werk geven je nou echt voldoening?

Eisenhower matrix

Activiteiten die voor jou écht prioriteit hebben – maar die je in de stress van alledag meestal het eerst laat schieten – vallen binnen het tweede kwadrant van de zogenaamde Eisenhower matrix. Dit is een timemanagement tool die ik vaak aanbied in mijn trainingen “Meer tijd, meer zin”. Deze matrix maakt duidelijk dat we vaak skippen wat echt belangrijk is omdat het niet urgent is. We geven voorrang aan de “waan van de dag” terwijl juist zaken uit het tweede kwadrant waarde hebben en belangrijk zijn.

Eisenhower matrix

Tweede kwadrant: niet urgent, wel belangrijk

In het tweede kwadrant van de Eisenhower matrix vallen activiteiten die niet urgent maar wel belangrijk zijn. Ze hebben te maken met voorbereiding, waarden, missie, planning, relaties en recreatie. In de stress van alledag verliezen we goed timemanagement uit het oog. Tijd maken voor vrienden en familie, sporten, beweging, hobby’s, rustig de tijd nemen voor een goede planning, reflecteren op je dag en vooruitkijken naar wat jij belangrijk vindt om te doen, schiet er meestal bij in. We voelen ons maar al te vaak geleefd omdat we ons laten leiden door de mensen en situaties om ons heen. We laten onze prioriteiten té vaak varen voor afleiding of paniekvoetbal.

Gelukgevers

Toch loont het wel degelijk om meer tijd in te ruimen voor je echte prioriteiten in het leven en je werk. Activiteiten binnen kwadrant twee geven namelijk geluk. Een simpel voorbeeld: goed plannen leidt ertoe dat je minder stress hebt, omdat minder zaken in het eerste kwadrant (= belangrijk én urgent) komen. Stel dat je in je planning opneemt wanneer je een toets gaat nakijken. Dat voorkomt dat het een last-minuteklus wordt die je bijna vergeten was. Minder stress dus.

Kwadranten een, drie en vier leveren ons directe activatie op in de vorm van adrenaline (kick) of dopamine (beloningshormoon). Maar daarmee kunnen ze ook een bron zijn van chronische stress. Het enige kwadrant dat ons helpt écht op te laden en te ontspannen is het tweede kwadrant. Dit kwadrant levert je geen directe hormonale beloning op, maar geeft je meer duurzaam geluk. Leef zoveel mogelijk in dit kwadrant, leef jouw leven!

Timemanagement na corona

En straks dan, als het leven weer zijn ‘normale’ volle vaart neemt? Als je niet meer thuis zit en onverwachte klussen, om hulp vragende collega’s, vergaderingen en praatjes bij de koffieautomaat weer om je aandacht vragen? Hoe voorkom je dan dat je aan het einde van je dag naar je to-dolijst kijkt en denkt: “Het was weer prut; ik heb weer veel minder gedaan dan ik echt wilde.”? En dat je ’s avonds maar half je aandacht kan hebben bij wat er om je heen gebeurt, omdat die hele lijst met taken nog steeds door je hoofd spookt?

Gebruik deze extra thuiszit-tijd om te ontdekken wat jou stimuleert om de dingen te blijven doen die je voldoening geven. Zelf heb ik bijvoorbeeld ontdekt dat niet alleen minder reistijd en meer flexibiliteit mij helpen om dagelijks tijd te maken voor een sportieve workout, maar ook het feit dat ik het samen met mijn dochter doe. Dus ga ik nu met haar afspreken om ook in de toekomst elke ochtend samen een korte workout te blijven doen voor we de deur uitgaan.

Spijbeltips

Als straks alles weer normaal is, mag je dus vaker blijven ‘spijbelen’ zonder schuldgevoel: meer tijd maken voor wat minder urgent maar wel belangrijk voor je is. Tot slot nog twee tips om dat blijvend te integreren in jouw timemanagement:

  1. maak er een gewoonte van én zet het in je planning
  2. organiseer de omstandigheden of hulpbronnen die je nodig hebt om het vol te houden.

Een prachtig voorbeeld vind ik een student die ik een poos geleden coachte. Hij vertelde me onlangs dat hij na al die tijd nog steeds de gewoonte heeft om een halte eerder uit te stappen en vanaf dat punt naar school te lopen. Zo pakt hij altijd nog een momentje rust voordat hij weer een drukke schooldag ingaat. Geweldig toch?

Ik hoop dat het jou ook gaat lukken om blijvend meer rust en voldoening te ervaren. Kan je nog een extra steuntje in de rug gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact  op om te ontdekken wat ik voor je kan doen.